E-ügyiratkezelés

AZ ÖNÖK HIVATALÁBAN HOGYAN TÁROLJÁK A DOKUMENTUMOKAT ÉS HOGYAN KEZDENEK HOZZÁ AZOK VISSZAKERESÉSÉHEZ?

Egy szervezet mindennapi életében fel sem tűnik, hogy mennyi időt és energiát vesz el szükségtelenül a hagyományos, vagy nem megfelelő adminisztráció és annak kezelése. Általában a régebbi dokumentumokat különböző helyeken és formában, sokszor fiókokban, szekrényekben tárolják, nem megfelelő körülmények között, túlzsúfolt környezetben. Ilyen körülmények között a tárolt adatok nehezen hozzáférhetők, kereshetők.

A hagyományos iratkezelés problémái és nehézségei:

  • Erőforrás pazarló és időt rabló,
  • Nehezen kereshető az információ,
  • Nem egyértelműen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat,
  • Nehezen kezelhetők a határidős ügyiratok
  • Manuálisan kell elkészíteni a statisztikákat
  • Nincs elektronikus archiválás

Komoly problémaként okozhat, ha nincs logika a dokumentumtárolásban, ha nincs egységes rendszer. Ezt a helyzetet tovább komplikálja, ha keverednek a módszerek (Excel tábla, papír alapú iktatás, stb.), hiszen ezek mind-mind nehezítik, átláthatatlanná és időigényessé teszik egy korábbi irat visszakeresését a nagytömegű papírhalmazban. Ez nagymértékű emberi erőforrást igényel, ami időben és energiában is felesleges terhet jelent egy szervezetnek.

Idáig már számtalanszor bizonyított, iratkezelő rendszerünk segítségével ezek a problémák mind kiküszöbölhetők, hiszen a magas fokú átláthatóság, a könnyű visszakereshetőség következtében jelentős munkaidő takarítható meg, és a rendszer segítségével felgyorsuló folyamatok gyorsabb ügymenetet, hatékonyságnövekedést és növekvő ügyfél elégedettséget biztosítanak intézménye számára.

REDUKÁLJA AZ ADMINISZTRÁCIÓRA FORDÍTOTT IDŐT ÉS ENERGIÁT TÖREDÉKÉRE

Az ügyintézés folyamatossága még mindig az információra és a dokumentumokra épül, ugyanakkor a ügyfelek a növekedő adminisztrációs terhek ellenére is egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.

Tovább bonyolítja az ügymenetet az, ha ezeket különböző hordozókon tárolják és a mindennapi ügymenet során a dokumentumokból több példányt is kinyomtatnak, külön-külön mindenki számára, aki egy folyamatban dolgozik, és sokszor nem lehet tudni, melyik a legfrissebb példány, mert egyszerre párhuzamosan többen, több helyen is dolgozhatnak rajta.

Redukálja az adminisztrációra fordított időt és energiát töredékére!

Az ügyintézés folyamatossága még mindig az információra és a dokumentumokra épül, ugyanakkor a ügyfelek a növekedő adminisztrációs terhek ellenére is egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.

Tovább bonyolítja az ügymenetet az, ha ezeket különböző hordozókon tárolják és a mindennapi ügymenet során a dokumentumokból több példányt is kinyomtatnak, külön-külön mindenki számára, aki egy folyamatban dolgozik, és sokszor nem lehet tudni, melyik a legfrissebb példány, mert egyszerre párhuzamosan többen, több helyen is dolgozhatnak rajta.

MANAPSÁG A SIKERES MUNKÁHOZ SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓ 70%-A ELEKTRONIKUS FORMÁBAN LÉTEZIK

Egységes dokumentumkezelő rendszer nélkül szinte lehetetlen – főleg a határidős feladatoknál – nyomon követni, hogy melyik folyamat éppen milyen stádiumban van, hol áll, ami főleg egymásra épülő munkafolyamatoknál jelenthet problémát.

Érkezzen az információ e-mailen, postán, internetről, vagy bármilyen egyéb úton, a DMSone rendszerei nem egyszerűen csak központilag archiválják, hanem analizálják is és továbbítják azt, akár előre beállított feltételek szerint automatikusan, akár a munkafolyamatoknak megfelelően manuálisan. A rendszer széleskörű rugalmasságot is biztosít az iratkezelés területén, segítségével mindig nyomon követhető az utolsó verzió története és állapota.

Egy fontos dokumentum, irat – amit védeni, titkosítani kell – véletlenül kitörölhető, illetéktelenek kezébe juthat, vagy elveszhet. Az is jelentős veszélyt jelenthet, ha csak egy személy (titkárnő, asszisztens) ismeri a dokumentumok tárolásának pontos struktúráját, mert nélküle a szükséges anyagok csak nagyon nehezen találhatók meg.

MEGOLDÁS: INDEXELÉS ÉS JOGOSULTSÁGKEZELÉS!

A DMSone iratkezelő rendszerei jogosultságalapú hozzáférést és tárolást biztosít minden dokumentumhoz, ami egyszerre láthatóvá teszi:

  • az iratok közötti kapcsolatot
  • a dokumentumok állapotát és helyét
  • az iratok történetét
  • a kollégák közötti elektronikus információk és dokumentumok átadást-átvételt

Az elkülönített jogosultsági szintek beiktatásával az egyes dokumentumokat csak az illetékes kollégák érhetik el, így elkerülhető, hogy a védett és bizalmas dokumentumok illetéktelenek kezébe kerüljenek.